¿Por qué la comunicación impacta la productividad empresarial?

Por: Rosa Albania Díaz, Especialista Gestión Administrativa

Los seres humanos somos entes sociales natos. Gracias a la comunicación podemos desempeñar una serie de actividades que nos proveen conocimientos, experiencias, emociones, placer, entre otros. La comunicación es la transmisión de señales mediante un código común entre el emisor y el receptor. Nos comunicamos cuando deseamos cumplir con un propósito; ya sea para dar a conocer nuestras opiniones, necesidades, deseos y para que se realicen algunas tareas específicas.

El código o estilo de transmisión varían de acuerdo a quien emite el mensaje, el entorno, el medio, el tiempo, entre otros. La comunicación verbal o no verbal se convierte en eficaz cuando el mensaje que queremos transmitir pasa del emisor al receptor de una forma entendible y muy clara, con el fin de que el receptor interprete el mensaje sin crear dudas, confusiones o interpretaciones erradas.

Cada día las empresas se enfocan en contratar personas que manejen esta habilidad de forma efectiva, ya que representa un factor importante para el buen funcionamiento de las organizaciones y la cultura organizacional. Linkedin que es una red profesional que conecta a más de 600 millones de usuarios a nivel mundial; en el año 2019 publicaron, que las habilidades relacionadas con la comunicación son las que mayor incidencia tenían para los reclutadores de personal. Quizás nos preguntemos, ¿Cómo algo que entendemos que es tan sencillo o común tiene tanta incidencia en nuestro crecimiento personal y profesional? ¿Por qué es importante para nuestro bienestar? ¿Cuál es su efecto en las organizaciones? ¿Qué podemos hacer para mejorar esta habilidad?, en este artículo nos enfocaremos en responder a estas inquietudes.

La Comunicación efectiva nos brinda Bienestar

La comunicación facilita el crecimiento y desarrollo del ser humano, el escritor Anthony (Tony) Robbins nos dice “La forma en que nos comunicamos con otros y con nosotros mismos, determina la calidad de nuestras vidas”; desde la niñez las personas van formando su personalidad y fortaleciendo su autoestima por medio de la comunicación con la familia, la sociedad y el entorno en que se desarrollen; aunque estos son "influyentes" no son determinantes para definir su nivel de comunicación, ya que es una habilidad que está en constante desarrollo de acuerdo a la voluntad que tenga el individuo de aprender a mejorarla.

La manera en la que nos comuniquemos con los demás será determinante para crear relaciones duraderas y darnos a conocer como referentes en las áreas en que nos desenvolvemos. Además, crea la sinergia con el entorno necesaria para desarrollar nuestro potencial.

La Comunicación Organizacional

La comunicación organizacional efectiva como proceso de crecimiento es fundamental y lo que logren los lideres con sus subordinados fomentará, reforzará o reconstruirá el auto concepto que tenga de sí mismo el colaborador, originando la base de un futuro exitoso o frustrante en el desarrollo de la persona.

El liderazgo y la comunicación efectiva van muy de la mano, ya que los líderes que no comunican de forma clara los objetivos y las estrategias empresariales no podrán obtener resultados positivos en su equipo de trabajo, generándose una debilidad para la empresa que puede desencadenar una serie de conflictos que afectaran la productividad y el ambiente laboral; de no corregirse a tiempo repercutirá en la imagen de la organización tanto para sus clientes internos (colaboradores) como externos (clientes).

Las redes de comunicación en las organizaciones se pueden clasificar en formal e informal. Cuando hacemos referencia a la comunicación formal se utilizan los canales destinados para comunicar (email, memorándum, reuniones, murales, entre otros) y en las diferentes direcciones jerárquicas, tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba con el fin de comunicar una nueva política, procedimiento, actividades o cualquier información pertinente para ejecutar una tarea o como retroalimentación. La comunicación informal o rumores; son las que se dan en lo interno de la organización y que por lo general son difundidos por los colaboradores cuando existe la incertidumbre en algún evento que se este desarrollando en la organización. Stephen Robbins cita tres características de los rumores: En primer lugar, no están controlados por la administración. En segundo lugar, la mayoría de los empleados (colaboradores) los percibe como más creíbles y confiables que los comunicados formales que emite la alta dirección. Y, en tercer lugar, son muy utilizados para servir a los intereses propios de las personas involucradas.

Las organizaciones deben poner mucha atención a como se maneja la información entre sus colaboradores, porque esto trae ansiedad e incertidumbre que pueden llegar a desmotivar al mismo, afectar las relaciones entre compañeros de trabajo, la comunicación del personal con los stakeholders, y como consecuencia perjudicar la imagen de marca. Algunas medidas para controlar los rumores es mantener una comunicación clara y a tiempo de los cambios que se generen, fomentar el respeto entre los miembros del equipo de trabajo, la escucha activa de las necesidades y sugerencias de los colaboradores, entre otras. Es responsabilidad de los gerentes o líderes de equipo, así como del departamento de Recursos Humanos manejar lo concerniente a los rumores para que estos no provoquen situaciones negativas para la empresa.

El estímulo que reciban los colaboradores en las organizaciones será decisivo en el desarrollo de todas sus facultades. Por ese motivo, cuando los lideres asumen el rol de dirigir, es necesario comprender que deben aprender a comunicarse y entender que las palabras tienen poder.

Recomendaciones para Comunicarnos Eficazmente

Para mejorar y al mismo tiempo promover una comunicación efectiva, tanto dentro como fuera de la organización, se deberán tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

· Define tu mensaje, tomarse el tiempo para estructurar correctamente lo que queremos decir es una responsabilidad del emisor, mientras más claro es el mensaje más integro llegara al receptor, evitando así malas interpretaciones.

· Cuida tu tono de voz y lenguaje corporal. La actitud con la que nos comunicamos, dice más que el mensaje, de seguro has escuchado la frase “no es lo que se dice, es como se dice”, nuestro cuerpo o tono de voz pueden ser distractores para el receptor quien puede tener una percepción muy distinta a la que queremos transmitir en el mensaje si no empleamos la postura correcta. Poner atención a estos detalles es vital, además crear un ambiente de confianza y relajado ayudará a que nuestro mensaje pueda llegar.

· Se empático. Debemos tener en cuenta que nuestro mensaje va influir en las emociones y aprendizajes de la otra persona, es nuestro deber ser cuidadosos con las palabras que utilicemos para comunicarnos, y pensar si estuviéramos en el lugar de nuestro receptor, como nos sentiríamos.

· Respeta los turnos. La comunicación para ser efectiva no puede convertirse en un monologo, respetar el turno para que tanto el emisor como el receptor expongan su mensaje es una muestra de respeto y de escucha activa.

· Confirma que el mensaje fue recibido correctamente. Las personas decodifican el mensaje de una forma diferente. Las percepciones juegan un rol importante, ya que todos vemos las cosas desde nuestro nivel de conocimiento, experiencia, aprendizaje…etc. Para asegurarnos que nuestro mensaje llego de forma íntegra, es correcto hacer una retroalimentación (feedback), es decir, confirmar que lo entendido por el receptor es lo que deseamos, y si es necesario volver a reformular el mensaje.

· Cultiva la asertividad. El respeto es fundamental en la buena comunicación. El ser asertivo consiste en defender tus derechos, expresar tus opiniones y realizar sugerencias de forma honesta, sin caer en la agresividad o la pasividad, respetando a los demás, pero sobretodo respetando tus propias necesidades.

· Evita las suposiciones. Las suposiciones o juicios nos pueden llevar a errar y no recibir el mensaje correcto, debemos darnos la oportunidad de recibir la información integra de nuestro emisor, y no segarnos con vivencias anteriores o prejuicios. Una forma de no suponer es preguntar; las interrogantes formuladas correctamente nos acercan más a la realidad presente.

En conclusión, incentivar a los líderes en las organizaciones para promover el crecimiento personal de sus colaboradores por medio a la capacitación y mejora en la habilidad de comunicar, tendrá como resultado el fortalecimiento de una cultura de bienestar que mantendrá motivados a cada uno los miembros del equipo; quienes se mostrarán más dispuesto a entregar lo mejor de sí en las funciones que desempeñen. También podemos recalcar que otro beneficio a mediano y largo plazo es el ahorro monetario que obtienen las organizaciones, ya que los resultados impactan las distintas áreas operativas, eficientizando el desempeño de los departamentos angulares de una organización; Gestión Administrativa, Ventas, Servicio al Cliente, Logística, Recursos Humanos, entre otras.